Per liberi professionisti
Notai, commercialisti e avvocati hanno esigenze di archiviazione diverse. Adattiamo il metodo di lavoro alla specificità di ciascuno studio.
Un confine importante da chiarire subito
VoranmerLab si occupa esclusivamente dell'aspetto organizzativo e tecnico della gestione documentale. Non forniamo indicazioni sui termini di conservazione obbligatori, non valutiamo la rilevanza giuridica dei documenti e non offriamo consulenza di alcun tipo sulle normative applicabili alle singole categorie professionali.
Queste valutazioni rimangono di competenza del professionista e, dove necessario, dei suoi consulenti legali. Il nostro ruolo è rendere l'archivio fisicamente ordinato, digitalmente accessibile e gestibile nel tempo.
Come lavoriamo con ciascuna categoria
Repertori, atti e raccolta delle minute
L'archivio di uno studio notarile è caratterizzato da documenti con struttura formale precisa: repertori, atti originali, copie autentiche, fascicoli di pratiche. La catalogazione segue questa struttura, assegnando codici che rispecchiano la tipologia e la cronologia dei documenti.
La scansione degli atti notarili richiede particolare attenzione alla qualità dell'immagine, per preservare la leggibilità di tutti gli elementi grafici inclusi sigilli e timbri. Utilizziamo scanner piani che non richiedono l'alimentazione automatica dei fogli, evitando qualsiasi rischio di deterioramento.
- Catalogazione per tipo di atto e anno
- Scansione piano per piano senza alimentatore automatico
- Indice con campi per numero di repertorio e data
- Struttura cartelle compatibile con archivi di deposito notarile
Dichiarazioni, bilanci e pratiche fiscali
Gli studi di commercialisti producono e conservano volumi elevati di documentazione fiscale e contabile per ciascun cliente. La caratteristica di questo tipo di archivio è la struttura per cliente e per anno, che deve essere rispecchiata nell'organizzazione digitale.
Costruiamo l'indice con campi che permettono la ricerca per denominazione del cliente, anno fiscale, tipologia di pratica. Questo consente di recuperare rapidamente qualsiasi documento senza dover navigare manualmente nella struttura delle cartelle.
- Struttura per cliente e anno fiscale
- Indice con ricerca per denominazione e tipo pratica
- Separazione tra pratiche attive e archivio storico
Fascicoli di causa, contratti e corrispondenza
Negli studi legali, l'archivio è organizzato per fascicolo di causa o per cliente. Ogni fascicolo contiene documenti di natura eterogenea: atti processuali, contratti, corrispondenza, note spese. La digitalizzazione deve mantenere questa struttura interna.
Cataloghiamo ogni fascicolo come unità, con un codice progressivo generale, e al suo interno conserviamo l'ordine cronologico dei documenti. L'indice permette la ricerca per nome della controparte, numero di RG, tipo di procedimento e anno.
- Catalogazione per fascicolo con struttura interna preservata
- Indice con campi per parti, numero RG e tipo procedimento
- Separazione tra cause attive e fascicoli archiviati
- Gestione della corrispondenza come sotto-fascicolo
Hai uno studio e un archivio da gestire?
Contattaci per un sopralluogo iniziale. Valutiamo insieme il volume e la struttura dell'archivio esistente.
Richiedi il sopralluogoChiarimenti sul servizio
Il servizio include la consulenza sui termini di conservazione?
No. VoranmerLab fornisce esclusivamente servizi tecnici e organizzativi. La determinazione dei termini di conservazione obbligatori previsti dalla normativa applicabile alla singola categoria professionale è di competenza del professionista e dei suoi consulenti legali o fiscali.
I documenti originali vengono spostati dalla sede dello studio?
Di norma, no. La maggior parte del lavoro viene svolta direttamente presso la sede del cliente. Per archivi di grandi dimensioni, può essere concordato lo spostamento di una parte dei documenti presso la nostra sede operativa, con accordo scritto e documentazione del trasporto.
Come viene gestita la riservatezza dei dati?
Il personale tecnico è vincolato da accordi di riservatezza. I file temporanei vengono conservati su supporti cifrati e azzerati al termine del lavoro. Il trasferimento alla destinazione finale avviene con connessioni sicure. Forniamo accordi di trattamento dei dati (DPA) su richiesta del cliente.
È possibile digitalizzare solo una parte dell'archivio?
Sì. Il servizio può essere applicato all'intero archivio o a una sezione specifica, ad esempio solo i documenti degli ultimi dieci anni o solo una determinata tipologia di pratica. La perimetrazione del lavoro viene definita in fase di sopralluogo.
Cosa succede dopo la consegna dei file?
Al termine del lavoro, il cliente riceve il registro dell'archivio, l'indice ricercabile e il verbale di consegna. I nostri supporti temporanei vengono azzerati. Il cliente è l'unico responsabile della conservazione e della gestione dei file consegnati.