Strumenti forniti
Tutto il necessario per catalogare, scannerizzare e archiviare viene portato dal nostro team. Il cliente non deve predisporre attrezzatura specifica.
Cosa portiamo con noi
Il servizio è completamente attrezzato: scanner, materiale di etichettatura, supporti di archiviazione temporanea e strumenti software. Non è necessario che il cliente disponga di alcuna attrezzatura specifica. Ecco una panoramica degli strumenti principali che utilizziamo.
Scanner piani professionali
Per documenti di formato standard e non standard, inclusi atti di grande formato. La scansione avviene a risoluzione elevata, sufficiente per rendere leggibili firme, timbri e annotazioni marginali.
I file vengono prodotti in formato PDF/A, lo standard ISO 19005 per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici.
Sistemi di etichettatura
Ogni documento, fascicolo e contenitore riceve un'etichetta con codice progressivo leggibile e, dove opportuno, un codice a barre per la scansione rapida. Le etichette sono prodotte con materiali duraturi e non danneggiano i documenti originali.
Software di indicizzazione
L'indice viene costruito con strumenti che producono file in formati aperti e interoperabili: fogli di calcolo compatibili con i principali software da ufficio e, su richiesta, database in formato SQLite o CSV. Il cliente può usare e modificare l'indice senza dipendere da software proprietari.
Supporti di archiviazione temporanea
Durante la lavorazione, i file vengono conservati su supporti esterni cifrati portati dal nostro team. Al termine del lavoro, tutto viene trasferito sulla destinazione finale scelta dal cliente e i supporti temporanei vengono azzerati in sua presenza.
Cosa viene consegnato
Al termine del lavoro, il cliente riceve un set di file organizzati in una struttura di cartelle coerente con il sistema di catalogazione adottato. Non esistono formati proprietari: tutto è aperto e accessibile con software standard.
I file immagine vengono prodotti in PDF/A. L'indice viene consegnato in formato XLSX e CSV. Il registro dell'archivio è un documento PDF con firma digitale del responsabile del progetto.
Standard ISO per la conservazione a lungo termine. Compatibile con qualsiasi lettore PDF.
Compatibile con Excel, LibreOffice e qualsiasi strumento di analisi dati.
Registro completo dell'archivio e verbali di consegna e distruzione.
Strato testuale aggiunto ai PDF tramite riconoscimento ottico dei caratteri, su richiesta.
Hai domande sugli strumenti utilizzati?
Contattaci per un confronto tecnico prima di avviare il progetto.