Condizioni generali del servizio
Le presenti condizioni regolano il rapporto tra VoranmerLab (di seguito "il Fornitore") e i clienti che richiedono i servizi di organizzazione e digitalizzazione di archivi cartacei (di seguito "il Cliente"). L'accettazione di un preventivo scritto da parte del Cliente costituisce accettazione integrale delle presenti condizioni generali. In caso di conflitto tra le presenti condizioni e quanto indicato nel preventivo specifico, prevale il contenuto del preventivo.
A. Natura del servizio
VoranmerLab fornisce esclusivamente servizi di natura tecnica e organizzativa. L'attività consiste nella catalogazione fisica e digitale di documenti cartacei, nella scansione degli stessi con apparecchiature professionali, nella costruzione di indici ricercabili e nel trasferimento dei file prodotti sulla soluzione di archiviazione indicata dal Cliente. Il Fornitore non offre, in nessuna forma, consulenza legale, fiscale, notarile o di altra natura professionale regolamentata.
In particolare, il Fornitore non è in grado e non intende fornire indicazioni circa i termini di conservazione obbligatoria dei documenti previsti dalla normativa applicabile alle singole categorie professionali, né circa la rilevanza giuridica o probatoria dei documenti trattati. Queste valutazioni rimangono di esclusiva competenza del Cliente e, ove necessario, dei suoi consulenti professionali.
B. Preventivo e contratto
Ogni intervento viene preceduto da un sopralluogo gratuito presso la sede del Cliente, al termine del quale viene redatto un preventivo scritto. Il preventivo descrive le attività previste, i tempi stimati, i formati di output e il corrispettivo richiesto. Il preventivo ha validità di trenta giorni dalla data di emissione. L'accettazione scritta del preventivo da parte del Cliente dà avvio alla fase contrattuale e alla pianificazione operativa dell'intervento.
Variazioni significative dello scopo del lavoro rispetto a quanto indicato nel preventivo (ad esempio, un volume documentale effettivo sostanzialmente superiore a quello stimato in fase di sopralluogo) possono comportare la revisione del corrispettivo, previa comunicazione scritta al Cliente e sua accettazione.
C. Obblighi del Cliente
Il Cliente si impegna a fornire al Fornitore l'accesso fisico all'archivio nei giorni e negli orari concordati, a mettere a disposizione uno spazio di lavoro adeguato per l'operatività del team tecnico, e a indicare con precisione la destinazione finale dei file digitalizzati prima dell'inizio del lavoro. Il Cliente è responsabile della corretta configurazione e manutenzione della soluzione di archiviazione (server locale o cloud) su cui verranno caricati i file. Il Fornitore non è responsabile di malfunzionamenti, perdite di dati o problemi tecnici relativi all'infrastruttura informatica del Cliente.
Il Cliente dichiara di essere l'unico responsabile dei documenti affidati al Fornitore per la lavorazione, di avere il diritto di disporne e di non violare diritti di terzi nel conferirli al Fornitore per i fini del servizio.
D. Riservatezza
Il Fornitore si impegna a trattare con la massima riservatezza i documenti e i dati contenuti nell'archivio del Cliente. Il personale tecnico è vincolato da accordi di riservatezza. I file prodotti durante la lavorazione vengono conservati su supporti temporanei cifrati e azzerati al termine dell'intervento, dopo il trasferimento sulla destinazione finale indicata dal Cliente. Su richiesta del Cliente, il Fornitore è disponibile a sottoscrivere uno specifico accordo di riservatezza o un accordo per il trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
E. Distruzione dei documenti cartacei
Il servizio di distruzione certificata dei documenti cartacei viene erogato esclusivamente su esplicita richiesta scritta del Cliente. Il Cliente indica autonomamente quali documenti avviare a distruzione, assumendosi piena responsabilità di tale scelta. Il Fornitore non valuta, suggerisce né consiglia quali documenti distruggere. La distruzione avviene tramite operatori specializzati e viene documentata con un verbale che attesta data, tipologia e quantità dei materiali distrutti. Una volta avviati alla distruzione, i documenti non sono recuperabili.
F. Corrispettivo e pagamenti
Il corrispettivo per il servizio è quello indicato nel preventivo accettato dal Cliente. Salvo diversa indicazione nel preventivo, il pagamento avviene in due tranche: il cinquanta per cento al momento dell'accettazione del preventivo e il cinquanta per cento alla consegna del materiale digitalizzato. I pagamenti vengono effettuati tramite bonifico bancario alle coordinate indicate in fattura. In caso di ritardo nel pagamento, si applicano gli interessi di mora previsti dal Decreto Legislativo 9 ottobre 2002, n. 231.
G. Limitazione di responsabilità
Il Fornitore adotta tutte le misure ragionevoli per garantire la qualità e l'integrità del lavoro svolto. Tuttavia, il Fornitore non risponde di eventuali danni derivanti da documenti originali già deteriorati o illeggibili al momento del conferimento, da errori nell'indicizzazione attribuibili a informazioni incomplete o errate fornite dal Cliente, o da problemi tecnici relativi all'infrastruttura di archiviazione del Cliente. La responsabilità del Fornitore è in ogni caso limitata al valore del corrispettivo pagato dal Cliente per il singolo intervento.
H. Legge applicabile e foro competente
Le presenti condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa all'interpretazione, esecuzione o risoluzione del contratto, il foro competente è quello di Roma, salvo che il Cliente non rientri nella categoria di consumatore ai sensi del Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005), nel qual caso si applicano le disposizioni di legge in materia di foro del consumatore.
Il Fornitore si riserva il diritto di modificare le presenti condizioni generali. Le modifiche si applicano ai contratti stipulati successivamente alla data di pubblicazione delle nuove condizioni. I contratti in essere rimangono regolati dalle condizioni in vigore al momento della loro stipula.